Il n’existe pas de définitions officielles et légales du terme “freelance”. En effet, ce terme, regroupant de nombreuses activités professionnelles, a été créé en opposition au salariat. Un freelance, qu’il soit dans le domaine de l’informatique ou non, a donc des obligations comptables à l’instar d’une entreprise.
Pour éviter ce type de contraintes, certains freelances optent pour le portage salarial, dont on explique les avantages et les inconvénients ici.
Pour les autres, Upway fait un petit tour d’horizon des différentes formalités administratives à accomplir en ce mois de décembre et rappelle les aides financières auxquelles vous pouvez prétendre.
La comptabilité d’un freelance IT dépend de son statut juridique
Lorsque vous vous êtes lancé(e) dans le freelancing, vous avez déposé votre statut juridique afin de pouvoir être reconnu par l’État comme indépendant. Comme nous l’avons expliqué dans notre guide du freelance informatique plus tôt cette année, ce choix dépend de votre projet.
La comptabilité d’un freelance informatique exerçant en son nom propre
Que vous ayez opté pour la micro-entreprise, l’EI, l’EIRL, vous êtes en statut libéral ou en nom propre, deux options s’offrent donc à vous suivant votre chiffre d’affaires :
- Le micro-BNC ou l’auto-entreprise
- Le régime de la déclaration contrôlée
La comptabilité d’un freelance tech’ en micro-BNC ou en auto-entreprise
Si tout le monde connaît le statut d’auto-entrepreneur, la notion de micro-BNC est certainement plus floue : le micro-BNC est un régime déclaratif spécial à destination des professions libérales non commerciales dont les recettes ne dépassent pas 72 500€ HT au cours d’une année fiscale.
Cette situation concerne donc tout freelance informatique exerçant en son nom propre et dont le chiffre d’affaires n’excède pas les 72 500€, c’est à dire environ 6 000€ / mois. C’est le régime le plus allégé sur les plans administratif, comptable et fiscal.
Quelles sont vos obligations comptables ?
- Tenir un livre de recettes à jour :
Toutes les dépenses et les recettes doivent être suivies et mises à jour quotidiennement sur un support adapté avec les mentions obligatoires : le détail journalier des recettes, l’identité déclarée du client, le montant des honoraires versé et le moyen de règlement.
- Conserver toutes les factures et justificatifs de dépenses.
Ce qu’on pourrait appeler “notes de frais” ou “frais annexes”, certainement une partie des tickets de caisse qui s’amoncellent dans votre portefeuille ou sur votre boîte mail.
- Déclarer votre chiffre d’affaires
Mensuellement ou trimestriellement suivant l’option choisie au démarrage de votre activité.
Et ?
C’est tout ! Avec ce régime vous n’êtes ni soumis à la TVA (sauf exception), ni à l’obligation de fournir un bilan comptable ou un compte de résultat.
La comptabilité d’un freelance tech’ avec le régime de la déclaration contrôlée
Relève du régime de déclaration contrôlée tout freelance informatique qui exerce son activité en son nom propre et qui a un chiffre d’affaires excédant les 72 500€ HT. Ce régime est, bien évidemment, un régime où les obligations fiscales et comptables sont plus importantes que le précédent.
Quelles sont vos obligations comptables ?
- Tenir un livre de recettes à jour :
Comme pour le régime précédent, le régime de la déclaration contrôlé est soumis à la tenue d’une comptabilité de trésorerie. Vous devez donc mettre à jour quotidiennement vos dépenses et vos recettes sur le support dédié.
- Tenir un registre des immobilisations et des amortissements
Ce registre indique la valeur des biens que vous avez achetés dans le cadre de votre activité. Ainsi il doit mentionner la date d’acquisition du bien, le prix de revient et le montant des amortissements.
- Présentation d’un bilan annuel et d’un compte de résultat
En effet, bien que vous soyez dispensé de l’annexe comptable, vous devez fournir à la fin de l’année votre bilan comptable, avec vos actifs et vos passifs et votre compte de résultat.
- Transmettre la déclaration 2035 à l’administration fiscale chaque année
La déclaration 2035 est le document fiscal qui permet de déclarer les éléments d’imposition des contribuables soumis à l’impôt sur le revenu percevant des bénéfices non commerciaux depuis 2017. Vous pouvez également la télédéclarer.
- Payer votre TVA
En effet, vous êtes redevable de la TVA. Cependant, en dessous de 247 000€ vous pouvez bénéficier du régime simplifié : paiement de deux acomptes puis régularisation annuelle.
La comptabilité d’un freelance informatique exerçant au sein d’une société
Si vous avez choisi d’être freelance en société, avec la création d’un EURL ou d’une SASU, les régimes précédents ne peuvent s’appliquer. Vous êtes soumis au régime simplifié d’imposition (RSI) lorsque votre chiffre d’affaires ne dépasse pas les 247 000€
Quelles sont vos obligations comptables ?
- Tenir le livre-journal
Ce document répertorie tous les mouvements liés au patrimoine de l’entreprise.
- Tenir le grand livre
Ce document doit présenter le solde du compte au début de la période, l’ensemble des mouvements ayant affecté le compte au cours de l’exercice ainsi que le solde final de ce compte.
- Présentation du bilan annuel, du compte de résultat et de l’annexe comptable
Ces présentations peuvent se faire sous forme simplifiée suivant votre chiffre d’affaires.
- Payer votre TVA
Vous êtes également redevable de la TVA. Cependant, en dessous de 247 000€ vous pouvez bénéficier du régime simplifié : paiement de deux acomptes puis régularisation annuelle.
- Transmettre la déclaration 2031 ou 2065 à l’administration fiscale chaque année.
Vous devez également compléter les tableaux annexes n°2033 A à G.
Sur Upway.io, le remplissage de votre rapport journalier d’activité, le CRA, vous permet une comptabilité simplifiée !
Coronavirus, les aides exceptionnelles de l’année 2020
Le fond de solidarité
Si vous avez subi une baisse de chiffre d’affaires (HT) mensuel d’au moins 50% par rapport à un chiffre d’affaires de référence, vous êtes éligible au fond de solidarité proposé par l’État. La perte de votre chiffre d’affaires se calcule en comparant le CA mensuel effectué chaque mois en 2020 avec soit le CA du même mois en 2019 soit celui mensuel moyen de l’année 2019. Le choix est le vôtre.
L’aide peut aller jusqu’à 1 500€ par mois pour les freelance tech’. Pour en faire la demande, il vous faudra vous connecter à votre espace personnel du site impot.gouv.fr afin de remplir un formulaire en ligne avec les élément suivants :
- votre SIREN, SIRET,
- le RIB de votre entreprise,
- le CA du mois concerné et celui du mois de référence,
- une déclaration sur l’honneur qui atteste que votre entreprise remplit bien toutes les conditions pour bénéficier de l’aide
Le report des charges sociales
Pour pallier les difficultés de trésorerie, l’URSSAF vous permet de reporter le paiement de vos cotisations sociales. La régularisation des paiements se fera sur de prochaines échéances, et ne donnera lieu à aucune pénalité ni majoration de retard.
Si vous êtes micro-entrepreneur, vous avez le choix de payer la totalité, une partie ou d’opter pour un report total de vos cotisations sociales lorsque vous arrivez à l’étape du paiement après la déclaration de votre chiffre d’affaires.
La prolongation des prêts garantis par l’État
Si vous avez optez pour un prêt garanti par l’État, ceux-ci sont prolongés de 6 mois, et courent donc jusqu’au 30 juin 2021. L’amortissement de ces prêts pourra être étalé entre une et cinq années supplémentaires.
