Selon une étude PwC, l’objectif principal des DSI est de maîtriser et piloter les coûts de leur département (71%). D’une part pour maintenir la cohérence entre les différents dispositifs technologiques, et de l’autre pour s’assurer que ces derniers soient adaptés. A cela s’ajoutent les freelances, suscitant le besoin d’établir une meilleure approche pour rentabiliser les coûts. Mais comment tirer parti de l’approche OPEX (dépenses opérationnelles) et du traditionnel CAPEX (dépenses en capital) ? Focus.
OPEX et CAPEX : Quelles sont leurs différences ?
Achat ou location ? Voilà qui pourrait bien résumer les différences entre OPEX et CAPEX. Car deux types de dépenses se distinguent pour la trésorerie : les dépenses d’exploitation (OPEX) et les dépenses de capital (CAPEX). D’un côté, ce sont donc des dépenses opérationnelles régulières, liées aux activités courantes de l’entreprise (salaires, services externes, etc.). De l’autre, ce sont des dépenses en capital pour l’acquisition d’actifs à long terme (équipements, logiciels, etc.).
Les OPEX représentent donc les dépenses les plus quotidiennes, rentabilisées de manière plus directe. L’entreprise en a besoin pour s’assurer une croissance régulière. Aussi sont-elles généralement payées et consommées lors de la même période comptable. Elles peuvent être divisées en deux catégories :
- SG&A (Selling, general and administrative expenses) : dépenses quotidiennes nécessaires au fonctionnement/croissance (ressources humaines, coûts de développement et immobiliers, etc.)
- COGS (Costs of goods sold) : vente de biens/services (ressources matérielles et énergétiques, coûts logistiques, etc.)
Les CAPEX sont des dépenses d’investissement, davantage tournées vers la croissance à long terme. Elles nécessitent un engagement financier plus lourd avec un ROI perceptible après plusieurs mois, voire plusieurs années. Les types d’investissements sont divers : achat de véhicules, d’équipement de production, etc. Sans oublier les coûts annexes, cachés : charges, stockage, etc. Ces dépenses peuvent être liées à de la maintenance ou à des besoins de développement.
L’OPEX autant que le CAPEX sont des approches complémentaires, nécessaires à l’entretien (OPEX) et à la croissance (CAPEX) d’une entreprise. En découle un enjeu majeur d’équilibre entre ces deux types de dépenses.
Un contexte évolutif, davantage propice à l'OPEX
Crise sanitaire, accélération du développement des services numériques, inflation, guerres, problèmes d’approvisionnements… Autant de facteurs influant dorénavant sur le travail quotidien de la DSI, sommée d’améliorer la maîtrise de ses coûts. Mais aussi de maintenir les activités de l’entreprise et de continuer à garantir le “RUN”. John-David Lovelock, vice-président de la recherche chez Gartner, avait précisé que l’année 2022 était “l’une des plus perturbées jamais enregistrées”.
Entre compétitivité et productivité, les comportements sont bien différents. Avec d’une part l’obsolescence des équipements sur le marché informatique, et de l’autre le besoin de disposer de matériels toujours fiables et performants, les entreprises optent désormais pour la location au lieu de l’achat. Leur objectif principal étant de privilégier l’usage d’un bien ou autre chose, plutôt que sa propriété. Laquelle se fait au risque qu’il perde de la valeur très rapidement.
Dans ce contexte économique fragile, les DSI doivent trouver l’équilibre entre dépenses contraintes et investissements nécessaires. Les amenant à externaliser les infrastructures informatiques afin de privilégier les dépenses de fonctionnement (OPEX). Car passer du CAPEX à l’OPEX offre plus de flexibilité tout en libérant de la trésorerie, tandis que le CAPEX intervient sur le long terme. Il devient alors possible d’allouer ces dépenses aux ressources humaines comme les freelances par exemple.
OPEX et CAPEX : deux approches pragmatiques pour faire appel à des freelances
Parlons franchement : Comment conserver un équilibre entre dépenses à court terme et dépenses à long terme quand il est question de freelances ? Grâce à une approche stratégique alliant OPEX et CAPEX. L’une permet une allocation plus souple des ressources financières et une meilleure adaptation aux besoins d’un projet. Tandis que l’autre offre des avantages fiscaux significatifs et un meilleur contrôle des coûts. Voici quelques raisons pour lesquelles il importe de jongler entre les deux :
- Flexibilité budgétaire : Les OPEX sont généralement plus flexibles à court terme. En engageant un freelance en tant que dépense OPEX, les DSI bénéficient d’une meilleure gestion budgétaire et d’une allocation des ressources financières plus souple. Ce qui permet d’ajuster les dépenses en fonction, accélérant ainsi les engagements financiers à long terme.
- Adaptabilité : Les projets peuvent varier en termes de durée, de complexité et de ressources. Via une combinaison de dépenses CAPEX et OPEX, les DSI peuvent s’adapter aux besoins fluctuants en engageant des freelances pour des tâches ou des projets spécifiques. Car les OPEX offrent plus de flexibilité pour augmenter ou réduire les ressources.
- Gestion des actifs et des ressources : Les CAPEX sont associées à l’acquisition d’actifs physiques ou d’infrastructures durables, et les OPEX à des services et des ressources temporaires. En jonglant entre les deux, il est possible d’optimiser la gestion des actifs en investissant dans les domaines où la propriété est rentable. Tout en utilisant les services des freelances pour des besoins spécifiques.
- Accès rapide aux compétences spécialisées : En engageant des freelances en tant que dépenses OPEX, les DSI peuvent accéder rapidement à des compétences spécialisées, très spécifiques, sans avoir à recruter ni former des employés permanents. Ce qui permet d’accélérer les délais de réalisation des projets, en évitant les délais de recrutement et de formation.
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